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TOP 5 Kauf von Microsoft Office-Lizenzen

                                    
                                        Stadt Karlsruhe
Der Oberbürgermeister

BESCHLUSSVORLAGE

Vorlage Nr.:

2020/0216

Verantwortlich:

Dez. 2

Kauf von Microsoft Office-Lizenzen

Beratungsfolge dieser Vorlage
Gremium

Termin

TOP

ö

Hauptausschuss

17.03.2020

5

x

nö

Ergebnis

Beschlussantrag

Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Beschaffung von 4.000 Microsoft Office Standard
Lizenzen inklusive Software Assurance innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements ab
Vertragsabschluss bis zum Ablauf des 31. Dezember 2021 zur Kenntnis und stimmt dem Kauf der
Office-Standard-Lizenzen zu.
Die Verwaltung wird dadurch ermächtigt, von der Firma Fujitsu innerhalb des bestehenden
Enterprise Agreements zum aktuellen Listenpreis bei Vertragsschluss diese Lizenzen zu erwerben.

Finanzielle Auswirkungen
Ja

Nein

Gesamtkosten der
Maßnahme

Einzahlungen/Erträge
(Zuschüsse u. Ä.)

2020: 787.850,21 €
2021: 787.850,21 €

Jährliche laufende Belastung (Folgekosten
mit kalkulatorischen Kosten abzügl.
Folgeerträge und Folgeeinsparungen)

Ca. 250.000 € p.a. ab 2022

Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden
Ja
Nein
Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen:
Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik)
Umschichtungen innerhalb des Dezernates
Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den
Folgejahren zu
IQ-relevant

x

Nein

Ja

Korridorthema:

Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO)

x

Nein

Ja

durchgeführt am.

Abstimmung mit städtischen Gesellschaften

x

Nein

Ja

abgestimmt mit Stadtwerke, KVV

Ergänzende Erläuterungen

Seite 2

Die Stadtverwaltung Karlsruhe verfügt derzeit über 4.000 IT-Systeme. Auf diesen ist als
Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware das Microsoft Office Paket,
derzeit in der Version 2010, im Einsatz.
Das Supportende für die aktuell eingesetzte Office Version 2010 ist von Microsoft auf den
13.10.2020 terminiert. Aus diesem Grund muss die Stadtverwaltung, um weiterhin einen sicheren
IT-Betrieb gewährleisten zu können, eine aktuelle und supportete Version von Microsoft Office
beschaffen. Dies ist innerhalb des Enterprise Agreements nur mit Software Assurance
(Softwarewartung / Berechtigung zum Einsatz der jeweils aktuellsten Version) möglich.
Die Stadtverwaltung setzt weiterhin auf das Office Paket der Firma Microsoft, da es hierzu derzeit
keine wirtschaftliche und technisch zuverlässige Alternative gibt.
Marktgängige Alternativen auf Open-Source-Basis, wie Open Office oder Libreoffice führen in
vielerlei Hinsicht zu erheblichen Komplikationen und Mehraufwendungen in der kommunalen
Systemlandschaft.
So bietet zum Beispiel das kommunale Rechenzentrum ITEOS für das Zusammenspiel mit den
bereitgestellten Anwendungen derzeit ausschließlich einen Support für Microsoft Office an. Open
Source-Produkte werden nicht unterstützt. Gleiches gilt für diverse IT-Fachanwendungen der
Stadtverwaltung Karlsruhe. In der Außenkommunikation mit externen Firmen erleichtert die
Verwendung von Standardsoftware zudem die Zusammenarbeit.
Microsoft bietet das aktuelle Office-Paket in folgenden Ausprägungen an:




Office 365 und
Office 2019,

jeweils innerhalb des bestehenden Enterprise Agreement (Vertragsvariante, die für große
Unternehmen die Lizenzkonformität erleichtert).
Die Stabsstelle Datenschutz der Stadt Karlsruhe kann die Datenschutzkonformität der CloudAnwendung nicht abschließend bestätigen. Aufgrund der unklaren Rechtslage bezüglich des
Einsatzes von Cloud-basierten Applikationen im öffentlichen Sektor und damit auch aus Gründen
des Investitionsschutzes, wird der Einsatz von Office 2019 seitens IT präferiert und noch auf Office
365 verzichtet.
Die Lizenz wird als so genanntes Enterprise Agreement beschafft. Seit 2013 ist die Beschaffung des
gesamten Microsoft Lizenzportfolios über ITEOS möglich. Als Genosse der ProVitako bietet ITEOS
seinen Mitgliedern an, Microsoft Lizenzen über einen Rahmenvertrag zu beschaffen. Die Vergabe
wurde unter der Federführung von ProVitako 2016 durchgeführt. Dabei erhielt die Firma Fujitsu den
Zuschlag für das Los „Enterprise Agreement“.
Die Stadtverwaltung hat mit Beschluss des Hauptausschusses vom 11. September 2018 ein so
genanntes Enterprise Agreement für den Bezug von Windows 10 Lizenzen mit der Firma Fujitsu
abgeschlossen zu den Konditionen zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Die nun anstehende
Beschaffung erfolgt innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements. In regelmäßigen
Abständen werden dabei die aktuellen Lizenzanzahlen überprüft und gegebenenfalls nachlizenziert
zum Preis bei Vertragsabschluss (=True Up). Die angesetzten Lizenzanzahlen basieren auf dem
letzten True Up in 2019. In künftigen Jahren wird ausschließlich die Software Assurance (SA) in

Ergänzende Erläuterungen

Seite 3

Rechnung gestellt. Haushaltsmittel sind im Doppelhaushalt 2019 / 2020 eingeplant und wurden in
der Finanzplanung bereits berücksichtigt. Ebenso werden die Kosten für die Maßnahme im
Haushalt 2021 / 2022 geplant.
Diese Beschlussvorlage wurde in der Sitzung der IT-Kommission am 6. März 2020 vorbesprochen.
Kosten (Stand 13. Januar 2020):
Bezeichnung

Produkt-Typ

Jahrespreis

Jahre

Menge

Netto Preis
p.a. in €

Gesamt-Netto in
€

Office Standard*

License / SA

147,53

2

4000

590.120,00

1.180.240,00

Office ProPlus**

SA***

102,77

2

700

71.939,00

143.878,00

Summe Netto

1.324.118,00

Summe Brutto

1.575.700,42

*Office Standard-Lizenzen umfasen die Anwendungen Word, Excel und PowerPoint.
**Bei den Office ProPlus-Lizenzen ist zusätzlich Access enthalten.
***SA steht für Software Assurance (Softwarewartung / Berechtigung zum Einsatz der jeweils aktuellsten Version )

Beschluss:
Antrag an den Hauptausschuss
Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Beschaffung von 4.000 Microsoft Office Standard
Lizenzen inklusive Software Assurance innerhalb des bestehenden Enterprise Agreements ab
Vertragsabschluss bis zum Ablauf des 31. Dezember 2021 zur Kenntnis und stimmt dem Kauf der
Office-Standard-Lizenzen zu.
Die Verwaltung wird dadurch ermächtigt, von der Firma Fujitsu innerhalb des bestehenden
Enterprise Agreements zum aktuellen Listenpreis bei Vertragsschluss diese Lizenzen zu erwerben.