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TOP 4 IQ- Korridorthema

                                    
                                        Stadt Karlsruhe
Der Oberbürgermeister

BESCHLUSSVORLAGE

Vorlage Nr.:

2020/0215

Verantwortlich:

Dez. 2

IQ-Korridorthema Moderne Verwaltung:
IQ-Leitprojekt „karlsruhe.de – Weiterentwicklung und Modernisierung“
Vergabegegenstand, -verfahren und weitere Beteiligung
Beratungsfolge dieser Vorlage
Gremium

Termin

TOP

ö

Hauptausschuss

17.03.2020

4

x

nö

Ergebnis

Beschlussantrag

Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zum IQ-Leitprojekt „karlsruhe.de – Weiterentwicklung und
Modernisierung“ zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der gestalterischen und technischen Umsetzung
des Internetauftritts karlsruhe.de zu.
Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma
Ressourcenmangel für den Zeitraum der Systementwicklung und einer 24-monatigen
Systemservicelaufzeit einzugehen.
Darüber hinaus informiert die Verwaltung über das Ergebnis der Umfrage zu den Optionsposten bei der
IT-Kommission.

Finanzielle Auswirkungen

Gesamtkosten der
Maßnahme

Ja

2020: 550.894,97 Euro

Nein

Einzahlungen/Erträge
(Zuschüsse u. Ä.)

Jährliche laufende Belastung (Folgekosten
mit kalkulatorischen Kosten abzügl.
Folgeerträge und Folgeeinsparungen)
ab 2022: 79.968,00Euro

2021: 236.097,85 Euro
Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden
Ja
Nein
Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen:
Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik)
Umschichtungen innerhalb des Teilhaushaltes
Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den
Folgejahren zu
IQ-relevant

Nein

x

Ja

Korridorthema: Moderne Verwaltung

Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO)

x

Nein

Ja

durchgeführt am

Abstimmung mit städtischen Gesellschaften

x

Nein

Ja

abgestimmt mit

Ergänzende Erläuterungen

I.

Seite 2

Projekt-Abstract
Die Weiterentwicklung und Modernisierung des Internetauftritts karlsruhe.de umfasst, neben der
inhaltlichen Neustrukturierung, auch die Implementierung serviceorientierter Funktionen, die
Entwicklung eines modernen Webdesigns sowie die Einführung eines neuen Content-ManagementSystems. Die technische und gestalterische Umsetzung soll durch einen externen Dienstleister
erfolgen.
In der Sitzung der IT-Kommission am 29. Januar 2019 wurden die Ausführungen des inhaltlichfunktionalen sowie des Layout-Konzepts gemäß der Anlagen 1a und 1b durch die Mitglieder der ITKommission zur Kenntnis genommen, Anforderungen erörtert und die Konzepte zur Ausschreibung
empfohlen.

II.

Vergabeverfahren
Am 11. April 2019 wurde die Ausschreibung im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens als
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 2 und 3
Vergabeverordnung (VgV) bekannt gemacht. Bis zum 13. Mai 2019 hatten potentielle Anbieter die
Möglichkeit, ihre Teilnahmeanträge einzureichen. Damit erklären diese ihr Interesse an der
Teilnahme sowie ihre Eignung zur Umsetzung des Ausschreibungsgegenstandes.
Die Eignungskriterien wurden anschließend anhand einer vordefinierten Bewertungsmatrix durch
das Projektteam geprüft. Das Ergebnis der Eignungsprüfung bildet die Grundlage für die
Aufforderung der Bieter zur Angebotsabgabe. Das heißt, die besten acht Bieter, die im Rahmen der
Eignungsprüfung ermittelt wurden, erhielten im nächsten Schritt die Aufforderung zur Abgabe
eines Angebotes. Die Aufforderung erfolgte Ende Mai 2019. Für die Angebotsabgabe hatten die
Bieter wiederum 30 Tage Zeit, sodass die Prüfung der eingereichten Angebotsunterlagen Mitte Juli
2019 und die erste Verhandlungsrunde Ende Juli 2019 erfolgte.
Sechs Bieter bzw. Bietergemeinschaften reichten ihre Angebote ein.
Im Rahmen der Angebotsprüfung wurden die eingereichten Unterlagen auf Basis der objektiv
definierten Bewertungskriterien bewertet. Dabei handelte es sich zunächst um vorläufige
Unterlagen, die im Rahmen der anschließenden Verhandlungsrunde noch konkretisiert werden
konnten. Ergebnis der Angebotsprüfung war jedoch eine Abstufung. Lediglich die vier Anbieter mit
den wirtschaftlichsten Angeboten wurden zur ersten Verhandlungsrunde eingeladen und damit
zum weiteren Verfahren zugelassen.
Mit den vier wirtschaftlichsten Bietern ging es in die Verhandlungsrunde. Neben der Präzisierung
der Anforderungen zur Abgabe konkreter Angebote wurden im Rahmen der Verhandlungsrunde die
Designentwürfe vorgestellt und Bieterfragen beantwortet.
Nach Abschluss der ersten Verhandlungsrunde erhielten die vier Bieter im nächsten Schritt die
Möglichkeit, ihre eingereichten Unterlagen anzupassen und ein finales Angebot abzugeben. Die
Angebote liegen zwischenzeitlich vor und wurden formal, rechnerisch und fachlich geprüft.
Ein Anbieter musste aus formalen Gründen ausgeschlossen werden. Die anderen drei Bieter wurden
zur fachlichen Wertung zugelassen.
Im Rahmen der fachlichen Bewertung wurde das Design mit 22 Prozent, die Technik mit 25 Prozent,
der Projektplan mit 5 Prozent, die Präsentation mit 8 Prozent und der Preis zu 40 Prozent
gewichtet. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) ist das

Ergänzende Erläuterungen

Seite 3

wirtschaftlichste Angebot und erhält den Zuschlag. Gemäß dieser Gewichtung ergab sich, dass die
Firma Ressourcenmangel das wirtschaftlichste Angebot erzielte.
Ergebnis
Lfd Nr.
Bieter
wirtschaftlichstes Angebot
1 Ressourcenmangel
30,2163 Pkt.
2 Bieter B
24,5333 Pkt.
3 Bieter C
9,3965 Pkt.

Wirtschaftlichstes Angebot
Unter Berücksichtigung aller Wertungskriterien soll nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58
Absatz 1 VgV der Zuschlag auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden. Nach Abwägung der
o. g. Punkte und der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird vorgeschlagen, den
Zuschlag der Firma Ressourcenmangel zu erteilen.

III. Weitere Punkte
1. Optionale Posten
Der Vergabegegenstand beinhaltet auch optionale Bedarfsposten. Dies sind Kriterien, bei denen
sich die Stadt Karlsruhe die Beauftragung offen halten kann. Es steht der Stadt Karlsruhe frei, ob sie
die Kriterien beauftragt oder nicht. Insbesondere handelt es sich dabei um folgende Elemente:






Abfrage und Darstellung häufig aufgerufener Dienstleistungen
Integration von Benachrichtigungsfunktionen für die Nutzer (RSS-Feeds und Web-PushNotifications), z. B. bei Blogformaten
Angebot einer Feedback-Funktion (Kontaktformular)
Angebot einer Merkliste (vgl. www.ulm.de)
Einbindung von Social Media Plugins (Seite teilen/empfehlen/liken)

In der letzten Sitzung der IT-Kommission vom 6. November 2019 erhielten die Mitglieder nähere
Informationen sowie die Möglichkeit, über die Beauftragung der Optionsposten abzustimmen und
eine Empfehlung abzugeben.
Die Umfrage ergab folgendes Ergebnis:
Priorität
1
2
3
4
5

Parameter
Häufig aufgerufene Dienstleistungen
Social Media Plugins
Feedback-Funktion
Merkliste
Benachrichtigungsfunktion für Nutzer

Prozentualer Anteil
30
28
22
11
6

Die Verwaltung empfiehlt angesichts der Prozentwerte die ersten drei Optionsposten zu
beauftragen und die Entwicklung gemäß den Umfrageergebnissen vornehmen zu lassen.
2. Weitere Beteiligung

Ergänzende Erläuterungen

Die Verwaltung informierte die IT-Kommission über diese Angelegenheit und die weitere
Beteiligung im Rahmen der Sitzung am 6. März 2020.

Seite 4

Ergänzende Erläuterungen

Seite 5

Beschluss:
Antrag an den Hauptausschuss
Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zum IQ-Leitsprojekt „karlsruhe.de –
Weiterentwicklung und Modernisierung“ zur Kenntnis und stimmt der Vergabe der gestalterischen
und technischen Umsetzung des Internetauftritts karlsruhe.de zu.
Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma
Ressourcenmangel für den Zeitraum der Systementwicklung und einer 24-monatigen
Systemservicelaufzeit einzugehen.
Darüber hinaus informiert die Verwaltung über das Ergebnis der Umfrage zu den Optionsposten bei
der IT-Kommission.