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TOP 2 Rahmenvertrag Büromöbel

                                    
                                        Stadt Karlsruhe
Der Oberbürgermeister

BESCHLUSSVORLAGE

Vorlage Nr.:

2020/0146

Verantwortlich:

Dez. 1

Rahmenvertrag Büromöbel
Vergabenummer: HA19012
Beratungsfolge dieser Vorlage
Gremium

Termin

TOP

ö

Hauptausschuss

17.03.2020

2

x

nö

Ergebnis

Beschlussantrag

Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe einer
Rahmenvereinbarung für die Lieferung- und Montage von Büromöbeln für die Stadt Karlsruhe im
Zeitraum vom 1. April 2020 bis 30. April 2022 mit einer einmaligen Verlängerungsoption um weitere
6 Monate bis zum 31. Oktober 2022 zu.
Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag an die Firma Hief + Heinzmann GmbH & Co.KG für
die Dauer von maximal 31 Monaten zu erteilen.

Finanzielle Auswirkungen

Gesamtkosten der
Maßnahme

Ja

567.829,27 € Brutto

Nein

Einzahlungen/Erträge
(Zuschüsse u. Ä.)

Jährliche laufende Belastung (Folgekosten
mit kalkulatorischen Kosten abzügl.
Folgeerträge und Folgeeinsparungen)
2020 164.853,67 € Brutto
2021 219.804,87 € Brutto
2022 183.170,73 € Brutto

Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden
Ja
Nein
Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen:
Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik)
Umschichtungen innerhalb des Dezernates
Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den
Folgejahren zu
IQ-relevant

X

Nein

Ja

Korridorthema:

Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO)

X

Nein

Ja

durchgeführt am

Abstimmung mit städtischen Gesellschaften

X

Nein

Ja

abgestimmt mit

Ergänzende Erläuterungen

Seite 2

I. Vergabeverfahren
Für die Stadt Karlsruhe wurde ein Rahmenvertrag über die kostenstellenbezogene Belieferung und
Montage von Büromöbeln der Dienststellen europaweit ausgeschrieben.
Die Vertragslaufzeit beträgt 25 Monate (vom 1. April 2020 bis 30. April 2022). Im Anschluss besteht
eine einmalige Option zur Verlängerung um weitere 6 Monate bis zum 31. Oktober 2022.
Die Haushaltsmittel sind auf dem Sachkonto des jeweiligen Haushaltsjahres eingeplant.
Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach §
119 Absatz 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 15 Vergabeverordnung
(VgV). Das Vergabeverfahren wurde durch die Zentrale Vergabestelle der Stadt Karlsruhe
durchgeführt.
Die Bekanntmachung im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union“ erfolgte am
09. Dezember 2019. Die Veröffentlichung auf der e-Vergabeplattform Subreport, der Homepage
der Stadt Karlsruhe und Bund.de erfolgte am 11.Dezember 2019.
Im Amtsblatt der Stadt Karlsruhe wurde die Bekanntmachung am 13.Dezember 2019 veröffentlicht.
Es waren ausschließlich elektronische Angebote zugelassen.
Die Vergabeunterlagen wurden von 25 Firmen angefordert.
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am 21. Januar 2020 gingen 6 Angebote ein.

II. Nachhaltigkeitskriterien
Im Hinblick auf eine nachhaltige und umweltfreundliche Beschaffung sowie der Produktqualität und
Prüfung der gesundheitlichen Unbedenklichkeit wurden im Leistungsverzeichnis entsprechende
Mindestanforderungen für die Produkte wie auch für die Bieter vorgegeben.
Alle Holzkomponenten, Holzteile, Leimhölzer, Furniere und die zur Sperrholzherstellung und
anderer Holzwerkstoffe verwendeten Hölzer mussten verpflichtend die Anforderungen der
Umweltzeichen FSC, PEFC, Holz von Hier oder eines vergleichbaren Zertifikats erfüllen.
Ferner mussten die angebotenen Büromöbel die Anforderungen des Blauen Engel (RAL UZ-38 und
RAL UZ-76) oder gleichwertig erfüllen.
Zusätzlich wurde in Absprache mit dem Arbeitssicherheitsdienst und dem Ärztlichen Dienst der
Stadt Karlsruhe die DGUV Norm 215-410 (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) angewendet.
Außerdem musste vom Hersteller der Büromöbel ein Nachweis für die Implementierung eines
Umweltmanagementsystem (EMAS oder DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig) vorgelegt werden.
Daneben wurden für folgende Umweltkriterien im Rahmen der Zuschlagskriterien Bonuspunkte
vergeben:



Verpackungsmaterial für den Transport und die zu liefernden Produkte
(Die Transport- und Produktverpackungen für die Büromöbellieferungen an die Stadt
Karlsruhe sollen die Umwelt möglichst gering belasten.)
Reduzierung und Kompensation von transportbedingten CO2-Emissionen
(Die Umweltauswirkungen des Transports der Büromöbel sollen so gering wie möglich
gehalten und eine Reduzierung der transportbedingten CO2-Emissionen erreicht werden.)

III. Prüfung und Wertung der Angebote

Ergänzende Erläuterungen

Seite 3

Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgte in mehreren Stufen:
Formale Prüfung:
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind Angebote von 6 Firmen eingegangen.
Von den 6 Angeboten mussten 3 Angebote ausgeschlossen werden, da die geforderten bzw.
nachgeforderten Unterlagen nicht eingereicht wurden (§ 57 Abs. 1 Hs. 2 Nr. 2 VgV).
Die weiteren 3 Angebote sind form- und fristgerecht eingegangen.

Eignungsprüfung:
Die 3 verbleibenden Bieter erfüllen die festgelegten Eignungskriterien und verfügen folglich über
die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags erforderliche Eignung.

Fachliche Prüfung:
Die fachliche Prüfung wurde anhand folgender Zuschlagskriterien durchgeführt:




Servicekonzept (u.a. Umgang mit Altmöbeln)
Teststellung (verifizierende und bewertende Teststellung)
Umweltkriterien als Bonuspunkte (Verpackungsmaterial und CO2-Emissionen).

Ein Angebot musste im Rahmen der fachlichen Prüfung ausgeschlossen werden, da die geforderten
Möbel für die Teststellung nicht oder falsch geliefert wurden.
Somit wurden nach formaler, rechnerischer und fachlicher Prüfung 2 Angebote zur abschließenden
Wertung zugelassen.

Wirtschaftlichkeitsprüfung:
Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten
Angebotes wird die einfache Richtwertmethode angewendet.

Z = L/P
Z = Kennzahl
L = Leistungspunkte
P = Preis
Bei der einfachen Richtwertmethode ist für jedes Angebot das „Leistungs-Preis-Verhältnis“ zu
bilden; d.h. es wird der Quotient aus Leistung (Teststellung, Servicekonzept plus Bonuspunkte für
Umweltkriterien) dividiert durch die Gesamtwertungssumme, brutto (Euro) errechnet. Den
Zuschlag erhält dann das Angebot mit der höchsten Kennzahl (höchster Quotient).
Für die Berechnung der Leistungspunkte werden die erreichten Punkte bei der Teststellung (max.
600 Punkte), dem Servicekonzept (max. 400 Punkte) und etwaiger Bonuspunkte für die
Umweltkriterien (max. 250 Punkte) addiert.

Ergänzende Erläuterungen

Seite 4

Folgendes Gesamtergebnis wurde ermittelt:

Rang
1
2

Bieter
Fa.Hief + Heinzmann
Bieter B

Kennzahl
22,41
14,31

Unter Berücksichtigung aller Zuschlagskriterien und der einfachen Richtwertmethode wird der
Zuschlag nach § 127 Absatz 1 GWB in Verbindung mit § 58 Absatz 1 VgV auf das wirtschaftlichste
Angebot erteilt. Es wird daher vorgeschlagen, das Angebot der Firma Hief + Heinzmann, Wattstr.1,
76185 Karlsruhe für den Zeitraum vom 1. April 2020 bis 30. April 2022 mit einmaliger
Verlängerungsoption um weitere 6 Monate anzunehmen und hierauf den Zuschlag zu erteilen.

Beschluss:
Antrag an den Hauptausschuss
Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis und stimmt der Vergabe des
Rahmenvertrags über die Lieferung und Montage von Büromöbeln für die Stadt Karlsruhe für den
Zeitraum vom 1. April 2020 bis 30. April 2022 mit einmaliger Verlängerungsoption um weitere 6
Monate bis zum 31. Oktober 2022 zu.
Die Verwaltung wird ermächtigt, den Zuschlag zu erteilen und einen Vertrag mit der Firma Hief +
Heinzmann für die Dauer von längstens 31 Monaten zu schließen.