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Vergabe Postdienstleistungen

                                    
                                        Stadt Karlsruhe
Der Oberbürgermeister

BESCHLUSSVORLAGE

Vorlage Nr.:

2020/0141

Verantwortlich:

Dez. 1

Vergabe von Postdienstleistungen, Beförderung und Zustellung von Brief- und Paketsendungen für
die Stadt Karlsruhe
Beratungsfolge dieser Vorlage
Gremium

Termin

TOP

Hauptausschuss

17.03.2020

14

Gemeinderat

24.03.2020

8

ö

nö

Ergebnis

x
x

Beschlussantrag

1. Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss von den Erläuterungen
Kenntnis und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der
Zeit vom 01. Mai 2020 bzw. 01. Juli 2020 bis 30. Juni 2022 mit der einmaligen Option auf
Vertragsverlängerung bis max. 30. Juni 2023 an die Firma Postcon (Los 1 und Los 2) und
Deutsche Post AG (Los 4) zu:
Los 1 Briefsendungen und Päckchen in
der Leitregion 76...
Los 2 Briefsendungen und Päckchen im Gebiet
der Bundesrepublik Deutschland (außer
Leitregion 76...)
Los 3 Pakete
Los 4 Briefwahlunterlagen
2.

Firma Postcon Konsolidierungs GmbH
Firma Postcon Konsolidierungs GmbH

Kein Angebot eingegangen
Firma Deutsche Post AG

Das Hauptamt/ZVS wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen.

Finanzielle Auswirkungen

Gesamtkosten der
Maßnahme

Ja

4.100.175,51€

Nein

Einzahlungen/Erträge
(Zuschüsse u. Ä.)

Jährliche laufende Belastung (Folgekosten
mit kalkulatorischen Kosten abzügl.
Folgeerträge und Folgeeinsparungen)
1.425.221,63€ im ersten Jahr
1.190.595,24€ im zweiten Jahr
1.484.358,64€ im dritten Jahr (Verl.opt.)

Haushaltsmittel sind dauerhaft im Budget vorhanden
Ja
Das Sendeverhalten ist nicht bekannt. Laut Hochrechnung mit den bisherigen Sendungsmengen (Los 1-3) wird bei der
Zentralen Poststelle ein Budget von 1.650.000,00€ benötigt, der Ansatz für das Jahr 2020 liegt bei 1.461.000,00€. Die Differenz
muss bei Bedarf bereitgestellt werden.Die Haushaltsmittel für Los 4 werden beim AfSta im DHH 21/22 eingeplant.
Nein
Die Finanzierung wird auf Dauer wie folgt sichergestellt und ist in den ergänzenden Erläuterungen auszuführen:
Durch Wegfall bestehender Aufgaben (Aufgabenkritik)
Umschichtungen innerhalb des Dezernates
Der Gemeinderat beschließt die Maßnahme im gesamtstädtischen Interesse und stimmt einer Etatisierung in den
Folgejahren zu
IQ-relevant

x

Nein

Ja

Korridorthema:

Anhörung Ortschaftsrat (§ 70 Abs. 1 GemO)

x

Nein

Ja

durchgeführt am

Abstimmung mit städtischen Gesellschaften

x

Nein

Ja

abgestimmt mit

Ergänzende Erläuterungen

Seite 2

Ausschreibungsgegenstand
Im Jahr 2016 wurde zuletzt der Rahmenvertrag für die Abholung, Beförderung und Zustellung von
Briefsendungen und Päckchen im Rahmen eines offenen Verfahrens in drei Losen ausgeschrieben.
Den Zuschlag für die Briefsendungen und Päckchen (Los 1) erhielt damals die Firma arriva GmbH.
Die Vertragslaufzeit war vom 01.05.17 – 30.06.19 vorgesehen, mit optionaler Verlängerung um ein
weiteres Jahr. Die Verlängerungsoption wurde in Anspruch genommen. Der Vertrag endet somit
zum 30.06.2020. Aufgrund Standortaufgabe zum 31.12.2019 seitens arriva mussten die Leistungen
im Wege der Interimsvergabe neu vergeben werden. Für den vertragslosen Zeitraum wurde eine
Interimsvergabe durchgeführt. Aktuell ist die Firma Deutsche Post InHaus Services GmbH
beauftragt. Zum 30.04.2020 endet der Interimsvertrag. Der Vertrag für Lose 3 + 4 endet planmäßig
zum 30.06.2020.
Für die Dienststellen der Stadt Karlsruhe wurde deshalb ein Rahmenvertrag, aufgeteilt in 4 Lose,
ausgeschrieben.
Los 1 Briefsendungen und Päckchen in der Leitregion 76...
Los 2 Briefsendungen und Päckchen im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland (außer
Leitregion 76...)
Los 3 Pakete
Los 4 Briefwahlunterlagen
Der vorgesehene Vertragszeitraum ist für Los 1 und 2 vom 01. Mai 2020 bis 30. Juni 2022, für die
Lose 3 und 4 vom 01. Juli 2020 bis 30. Juni 2022. Im Anschluss besteht je Los eine einmalige Option
zur Verlängerung um ein weiteres Jahr bis zum 30. Juni 2023.
Art der Vergabe
Die Ausschreibung erfolgte im Rahmen eines EU-weiten, offenen Ausschreibungsverfahrens nach
§119 Abs. 3 GWB und §15 VgV. Die Bekanntmachung erfolgte am 08.11.2019 im elektronischen
Vergabeinformationssystem „subreport ELVIS“, im Ausschreibungsservice auf der Homepage der
Stadt Karlsruhe, Amtsblatt der Stadt Karlsruhe, bund.de. sowie im „Supplement zum Amtsblatt der
Europäischen Union“.
Die Vergabeunterlagen wurden von 10 Firmen angefordert. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist am
31.01.2020 gingen für die Lose 1-4 insgesamt 8 Angebote ein.
Prüfung und Wertung der Angebote
Nach formaler und rechnerischer Prüfung wurden insgesamt 7 Angebote zur Wertung zugelassen.
Ein Angebot wurde bei der Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise gem. § 60 (3) VgV
ausgeschlossen.
Der Zuschlag soll auf das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl anhand der folgenden
Zuschlagskriterien erteilt werden:

Ergänzende Erläuterungen

Zuschlagskriterien
Los 1

Los 2

Los 3

Los 4

Seite 3

Preis
Aktueller Anteil an emissionsfreien Fahrzeugen in Bezug
auf die Fahrzeuge, die zur Erbringung der Leistung im
vorgenannten Zustellungsbereich eingesetzt werden
Preis
Aktueller Anteil an emissionsfreien Fahrzeugen in Bezug
auf die Fahrzeuge, die zur Erbringung der Leistung im
vorgenannten Zustellungsbereich eingesetzt werden
Preis
Aktueller Anteil an emissionsfreien Fahrzeugen in Bezug
auf die Fahrzeuge, die zur Erbringung der Leistung
eingesetzt werden
Preis
Laufzeitquote E+1

Gewichtung
80 %
20 %

80 %
20 %

80 %
20 %

80 %
20 %

Nach der Wertung der Angebote hinsichtlich der oben genannten Zuschlagskriterien hat sich
folgende Rangfolge ergeben:
Los

Bieter/Firma, Sitz

Gesamtpunktzahl
939,45
857,12
673,02
1.000,00
803,54
777,91

3

Postcon Konsolidierungs GmbH
Bieter 2
Bieter 3
Postcon Konsolidierungs GmbH
Bieter 2
Bieter 3
Keine Angebote eingegangen

4

Deutsche Post AG

1

2

960,00

Auftragswert
Nach Auswahl der wirtschaftlichsten Angebote anhand der Zuschlagskriterien ergibt sich somit
folgender
Gesamtauftragswert der vier Lose
für das erste Jahr:
1.425.221,63€ (Brutto)
für das zweite Jahr:
1.190.595,24€ (Brutto)
für das dritte Jahr (Verlängerungsoption)
1.484.358,64€ (Brutto)
Gesamtauftragswert:

4.100.175,51€ (Brutto)

Die Auftragswerte der einzelnen Jahre variieren, da nach heutigem Stand im ersten Vertragsjahr
regulär insgesamt 2 Wahlen (OB-Wahl und Landtagswahl) stattfinden, im zweiten Vertragsjahr
lediglich eine Wahl (Bundestagswahl). Im dritten Vertragsjahr ist der Gesamtbetrag aller optional
angebotenen, unvorhersehbaren Wahlen im Vertragszeitraum enthalten.

Ergänzende Erläuterungen

Seite 4

Der Zuschlag soll auf die wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden.
Die Verwaltung schlägt daher vor, folgenden Bietern den Zuschlag zu erteilen:
Los 1
Los 2
Los 4

Postcon Konsolidierungs GmbH
Postcon Konsolidierungs GmbH
Deutsche Post AG

Es besteht seitens der Stadt Karlsruhe keine Abnahmeverpflichtung in Höhe des ausgeschriebenen
Volumens. Dieses stellt lediglich den geschätzten, voraussichtlichen Bedarf dar.
Da für Los 3 (Pakete) kein Angebot vorliegt, wurde die Aufhebung des Vergabeverfahrens
eingeleitet. Anschließend wird die Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens geprüft.

Beschluss:
Antrag an den Gemeinderat
1. Der Gemeinderat nimmt nach Vorberatung im Hauptausschuss von den Erläuterungen Kenntnis
und stimmt der Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadt Karlsruhe in der
Zeit vom 01.
Mai 2020 bzw. 01. Juli 2020 bis 30. Juni 2022 mit der einmaligen Option
auf
Vertragsverlängerung bis max. 30. Juni 2023 an die Firma Postcon (Los 1 und Los 2) und
Deutsche Post AG (Los 4) zu.
Los 1 Briefsendungen und Päckchen in
der Leitregion 76...
Los 2 Briefsendungen und Päckchen im Gebiet
der Bundesrepublik Deutschland (außer
Leitregion 76...)
Los 3 Pakete
Los 4 Briefwahlunterlagen

2.

Firma Postcon Konsolidierungs GmbH
Firma Postcon Konsolidierungs GmbH

Kein Angebot eingegangen
Firma Deutsche Post AG

Das Hauptamt/ZVS wird ermächtigt, den betreffenden Bietern den Zuschlag zu erteilen.